Article 1 : Constitution et dénomination
Il est fondé entre les adhérentes aux présents statuts une association régie par la loi de 1901, ayant pour titre Femmes Actives Japon (FAJ).
Article 2 : Buts
Cette association a pour but la promotion des femmes actives dans un cadre professionnel au Japon. Elle s’adresse en priorité aux femmes francophones en recherche active d’emploi, en activité libérale ou salariée, ou en veille professionnelle, basées au Japon ou souhaitant s’y installer.
Article 3 : Siège social
Le siège social est fixé à l’Ambassade de France au Japon depuis le 11/10/2011. Il pourra être transféré par simple décision du conseil d’administration et l’assemblée générale en sera informée.
Article 4 : Durée de l’Association
Le durée de l’association est illimitée.
Article 5 : Admission et Adhésion
Pour faire partie de l’association, il faut adhérer aux présents statuts et s’acquitter de la cotisation annuelle dont le montant est fixé par l’assemblée générale.
Le conseil d’administration peut refuser des adhésions et devra motiver son refus. Dans ce cas, la candidate peut en appeler à l’assemblée générale.
L’association s’interdit toute discrimination et veille au respect de ce principe.
Article 6 : Composition de l’association
L’association se compose de membres actifs et de membres d’honneur.
Sont membres actifs ceux qui adhèrent aux présents statuts et qui sont à jour de leur cotisation annuelle. Les membres d’honneur sont ceux à qui a été accordé le titre pour avoir contribué de manière exceptionnelle au développement ou au fonctionnement de l’association. Ce titre ainsi que la dispense de cotisations sont accordés et retirés par décision du conseil d’administration.
Article 7 : Perte de la qualité de membre
La qualité de membre se perd par :
– la démission ;
– le non renouvellement de la demande d’inscription ou le non renouvellement de la cotisation annuelle, ce, après deux rappels successifs notifiés par écrit ;
– le décès ;
– la radiation prononcée par le conseil d’administration pour motifs graves, l’intéressée ayant été invitée à faire valoir ses droits à la défense devant le conseil d’administration et, en appel, à l’assemblée générale. Parmi les motifs graves, on peut citer par exemple le non respect de la charte éthique proposée par le conseil d’administration et approuvée par l’assemblée générale.
La perte de qualité de membre ne donne droit au remboursement d’aucune somme.
Article 8 : l’Assemblée générale ordinaire
L’assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an. Elle comprend tous les membres de l’association.
L’assemblée générale ordinaire est convoquée par la présidente à la demande du conseil d’administration, ou à la demande du quart au moins des adhérentes. Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués et l’ordre du jour figure sur la convocation.
L’assemblée, après avoir délibéré, se prononce sur le rapport moral ou d’activité. La trésorière rend compte de l’exercice financier et le bilan financier est soumis à l’approbation de l’assemblée dans un délai de six mois après la clôture des comptes. L’assemblée approuve les comptes de l’exercice clos, donne quitus au conseil d’administration sortant, délibère sur les orientations à venir, et se prononce sur le budget correspondant. Elle pourvoit, au scrutin secret, à la nomination ou au renouvellement des membres du conseil d’administration. Elle se prononce sur le montant de la cotisation annuelle.
Les décisions de l’assemblée sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. Un quorum de 33% des membres actifs présents ou représentés est appliqué pour les décisions de l’assemblée générale ordinaire.
Les votes de l’assemblée générale peuvent avoir lieu à bulletin secret, sur demande de l’un de ses membres présents ou représentés. Les votes par procuration ainsi que les votes électroniques sont autorisés.
Les décisions prises obligent toutes les adhérentes, même les absentes.
Le renouvellement du conseil d’administration se déroule dans les conditions suivantes : – tout membre de l’association peut être candidat au conseil d’administration ; – les candidatures doivent être soumises à la vice-présidente, au plus tard 15 jours avant le jour fixé pour la réunion de l’assemblée générale ;
– dix jours avant la réunion, la vice-présidente notifie aux membres de l’association les noms des candidats et leur adresse un bulletin de vote ainsi qu’une formule de pouvoirs.
Article 9 : Le conseil d’administration et le bureau
L’association est dirigée par un conseil d’administration de 5 membres au minimum , 12 au maximum, élues pour une année.
Les membres du conseil d’administration sont élues par l’assemblée générale et sont rééligibles. En cas de vacance de poste, il est procédé à leur remplacement définitif à l’assemblée générale suivante. Le conseil d’administration a pour objet de mettre en œuvre les décisions de l’assemblée générale, d’organiser et animer la vie de l’association dans le cadre fixé par les statuts.
Le conseil d’administration statue sur les demandes présentées par ses membres, approuve le budget de l’association, détermine le mode d’emploi des fonds, dirige et contrôle l’activité de l’association. Il rend compte de sa gestion à l’assemblée générale.
Le conseil d’administration se réunit au moins 2 fois par an, et toutes les fois qu’il est convoqué, dans un délai raisonnable, par sa présidente, ou à la demande du tiers de ses membres. La présence d’au moins la moitié de ses membres est nécessaire pour que le conseil d’administration puisse délibérer valablement.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des présentes. En cas de partage, la voix de la présidente est prépondérante.
Le conseil d’administration élu choisit parmi ses membres, à bulletin secret, un bureau, composé de :
– une présidente, qui représente l’association et préside le conseil d’administration et le bureau ; – une vice-présidente, en charge du secrétariat général, qui assiste la présidente et remplit les missions qu’elle lui confie, en cas d’absence de celle-ci, la remplace ; elle assume également les fonctions de secrétaire générale, assurant le suivi des activités de l’association et la rédaction des procès-verbaux des réunions de bureau et du conseil d’administration. La vice-présidente assume également les fonctions de suppléante de la présidente.
– une suppléante vice-présidente ;
– une trésorière qui établit un budget pour approbation par le conseil d’administration, gère les comptes de l’association, encaisse les recette, et après accord de la présidente, règle les dépenses de l’association ;- une suppléante trésorière ;
– un binôme responsable du pôle “Adhérentes et communication“, en charge de l’animation du site WEB, de la gestion de la base de données adhérentes, et des actions de communication auprès des nouveaux membres ou de personnes extérieures à l’association ;
– un binôme responsable des “Evénements”, en charge des rencontres mensuelles et des événements sociaux ;
– un binôme ou trinôme responsable du pôle ” Ateliers / Carrière”, en charge des ateliers de formation / développement, du programme de mentorat et des Clubs Métiers.
Les mandats des membres du Bureau sont valables pour un an et sont renouvelables 2 fois.
En cas de vacance de poste de l’un de membres du bureau, les suppléantes désignées ou le binôme/trinôme désigné pourvoient provisoirement au remplacement des membres titulaires, et ce, jusqu’à la prochaine assemblée générale.
Article 10 : Les finances de l’association
Les ressources de l’association se composent :
– des cotisations annuelles ;
de la participation éventuelle demandée lors d’événements particuliers ;
– de subventions et de dons manuels éventuels.
La trésorière a pour mission de tenir la comptabilité de l’association et doit en rendre compte auprès de l’ensemble des adhérents lors de l’assemblée générale, ainsi que chaque fois que le conseil d’administration en fait la demande.
Les fonctions de membre du conseil d’administration sont bénévoles. Les frais occasionnés par l’accomplissement du mandat d’administrateur peuvent être remboursés après fournitures de pièces justificatives. Un accord préalable du conseil d’administration est nécessaire pour les dépenses engagées au-delà d’un montant fixé annuellement par le conseil. Ces frais sont intégrés à la comptabilité et apparaissent dans le bilan financier.
Article 11 : Règlement intérieur
Un règlement intérieur peut être établi par le conseil d’administration pour compléter les présents statuts. Il doit être validé par l’assemblée générale.
Article 12 : Charte éthique
Une charte éthique peut être également établie par le conseil d’administration. Elle doit être validée par l’assemblée générale et signée par chacune de ses adhérentes.
Article 13 : L’assemblée générale extraordinaire
Si besoin est, à la demande du conseil d’administration, ou du quart des membres adhérentes de l’association, une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par la présidente, notamment pour une modification des statuts, ou la dissolution de l’association. Les modalités de convocation, de vote à bulletin secret et de vote par procuration ou électronique sont identiques à celles de l’assemblée générale ordinaire. Un quorum de 50% des membres actives présentes ou représentées est appliqué pour les décisions de l’assemblée générale extraordinaire. Les décisions sont prises à la majorité des deux tiers des membres présentes ou représentées. Les décisions prises obligent toutes les adhérentes, même les absentes.